Das FG Köln hat sich mit Urteil vom 18.6.2015 – 10 K 33/15 rkr. zu dieser Frage grundsätzlich geäußert.


Demnach ist ein Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß, wenn die Fahrten mittels Diktiergerät unterwegs auf Kassetten aufgenommen werden, die dann regelmäßig in Excel-Tabellen übertragen werden.


Um die Anerkennung eines Fahrtenbuchs zu erreichen, sind daher die folgenden Grundregeln zu beachten:


Die dienstlich und privat zurückgelegten Fahrtstrecken sind gesondert darzulegen.


Für dienstliche Fahrten müssen Pflichtangaben gemacht werden: Datum und KM-Stand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit/Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute/Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.


Zudem müssen die Aufzeichnungen zeitnah und fortlaufend geführt werden. Die Aufzeichnungen müssen zudem in einer geordneten und geschlossenen Form, die nachträgliche Einfügungen und Veränderungen ausschließt oder zumindest als solche deutlich erkennbar werden lässt, geführt werden.